Problem

von mehreren Computern die ich bei mir in Ordi/Wohnhaus stehen habe

• Arztzimmer
• Arzt-Zweitzimmer
• Sekretärin,
• Privat,
• Privater Laptop
• iPhone
•  iPad
• Nexus-Pad

auf mehrere Mail-Konten 

• heli.retzek@ganzemedizin.at
• metabolic@ganzemedizin.at
•  lenna@ganzemedizin.at 
• sekretariat@ganzemedizin.at
• div. Privatmail-Konten, ….

zugreifen können und auch Kontakte sowie Kalender über alle Geräte synchron zu halten.

Vorgehensweise

1. Microsoft-Exchange

Ich hatte mehrere Jahre einen Exchange-Account als Hosted-Exchange Account gemietet bei qualityhosting.de, hat immer problemlos funktioniert. Problem nur: es funktioniert nur mit einer einzigen email-adressse.

zB:  musste  heli.retzek@ganzemedizin.at und sekretariat@ganzemedizin.at jeweils ein eigenes (€120/y kostenpflichtiges) Exchange – Account sein.

Problematische Alias-Verwaltung in Exchange

Es war mir nicht möglich über die Alias-Verwaltung von Exchange eine mail an XY@ganzemedizin.at so auf mein eigenes heli.retzek@ganzemedizin.at Konto weiterzuleiten, dass der ursprüngliche Empfänger irgendwo in der mail sichtbar war, selbst im Quelltext der Mail wurde der ursprüngliche Empfänger durch heli.retzek@ganzemedizin.at ersetzt. 

Irgendwie den ursprünglichen Empfänger der Mail irgendwo und irgendwie sichtbar zu haben wäre insofern notwendig,

damit ich sie nach dem Empfang über eine Sortierfunktion (“Regel”) von Outlook in ein Posteingangs-Unterverzeichnis  Namens XY@ganzemedizin.at transferrieren kann. 

Die Möglichkeit über ALIAS die Emails über mein Hauptkonto zu erhalten und in ein Unterverzeichnis einzusortieren wäre für mich mehr als ausreichend gewesen, da ich praktisch ja alleine mit einer Sekretärin arbeite.

Das wären die Kosten von €120,- / Jahr jedenfalls wert gewesen, meine Möglichkeiten wären ja über das auf 2GB begrenzte Mailbox-Volumen eingeschränkt gewesen, eine faire Lösung für Qualityhosting und für mich, der ich ein sehr kleines SOHO-Unternehmen habe mit geringem Mailverkehr für meine div. Unterkonten wie “metabolic”, “sekretärin” ..

Nun, sowas nicht durchführen zu können nervt mich und desswegen habe ich mehrere Lösungen entwickelt die ich hier dokumentiere:

Lösung mit einem einzigen Exchange – Konto

Letztlich hat es mich so genervt, dass ich doch eine Möglichkeit gefunden habe mit Exchange verschiedenste Empfänger auf meinem “ganzemedizin.at” account zu verwalten.

Hauptkonto Exchange

Das Exchange-Konto bleibt auf einer dort typischen Email-Adresse, zB  heli-1234@qualityhosting.de  und wird unter dieser Adresse in Outlook eingebunden und als Hauptkonto definiert.

Allerdings sollte man dort dort einstellen die Antwort-Adresse der mails  sowie der offizielle Sender soll heli.retzek@ganzemedizin.at sein.

Alle Computer und Mobiles synchronisieren mit diesem Konto.

Meinen Webserver www.ganzemedizin.at hoste ich seit vielen Jahren bei world4you.com 

wegen dem bisher immer super support und schnellen reaktionszeiten und unbürokratischen Hilfestellungen auch bei PHP-Problemen usw, denn es gäbe billigere Lösungen …

Mein HauptEmpfänger 

heli.retzek@ganzemedizin.at  —> wird automatisch aufs Exchange-Konto weitergeleitet –> heli-1234@qualityhosting.de

Ich rufe meine Mails dort ab und beantworte sie einstellungsgemäss als heli.retzek@ganzemedizin.at, obwohl sie abgeschickt werden übers Konto  heli-123@qualityhosting.de

Meine Zusatz-Empfänger

Nun habe ich auf World4You für jeden von mir gewünschten Zusatz-Empfänger ein eigenes POP3 – Konto eingetragen, zB

• XY@ganzemedizin.at
• lenna.retzek@ganzemedizin.at
• metabolic@ganzemedizin.at
• sekretariat@ganzemedizin.at
• sigi@ganzemedizin.at
•  ….

Ich erstelle für jedes dieser Kontos in Outlook ein eigenes Pop3-Mail-Konto ohne Weiterleitung.

Mails, die nun von diesem POP3 Konto abgeholt werden, werden durch eine Outlook-Regel in mein Exchange – Konto einsortiert, jeweils in ein entsprechendes Unterverzeichnis “XY, lenna, sigi, metabolic ….”

Dadurch habe ich nun über alle an Exchange angeschlossenen Computer/Handhelds meinen Postkasten synchron mit allen entsprechenden Empfängern, inkl. meinen Kalender und meine Kontakte.

Mit Jahreskosten von €120,- ist dies eine faire Lösung und ich kann über multiple Computer und Handhelds mein Konto synchron halten sowie zusätzlich einige extra-Mail-Empfänger mitlaufen lassen.

Nachteil – Sender

Emails werden jedoch – das ist der Nachteil – beim lesen nur über den Exchange Account beantwortet und daher nur als Absender heli.retzek@ganzemedizin.at ausgesendet,

ausser man wählt explizit während des Schreibens einer  Email die Menü-Option  “senden über Konto” und dann zB “metabolic@ganzemedizin.at”  als Absender auszuwählen, so kommen auch die entsprechend in Outook kontospezifisch definierten Signaturen korrekt zum Einsatz.

Etwas kompliziert, hat aber über Jahre ganz gut funktioniert. Lenna holt sich auf ihrem iPhone eben nur ihr unterverzeichnis vom Exchange – Server runter, die Einzelnen Postkasten-Unterverzeichnisse werden ja nur dann aufs iPhone runtergeladen wenn sie offen sind, die nicht angewählten werden gar nicht synchronisiert.

Nachteil – Outlook muss laufen

Ein wichtiger Nachteil: die vielen POP3 Konten müssen ja auch abgerufen werden um dann in die Exchange-Unterordner einsortiert zu werden. Dazu muss entweder ein “Haupt-” Outlook immer laufen, die Email-Konten zeitnah abrufen (alle 5min zB) und ins Exchange einsortieren, was bedeutet, dass einer der Computer immer laufen muss.

Da ich aus Strom-Kostengründen keinen dezidierten 24/7 Server  laufen habe sondern nur den eben grade benötigten Computer, muss – wenn ich alle Konten halbwegs synchron halten will – auf jedem der angeschlossenen Computer die volle Outlook-Installation mit allen POP3 Konten und Sortier-Regeln laufen, was wieder ein ziemlicher zeitlicher Admin-Aufwand darstellt, da geht schnell mal ein halber Tag auf um sowas hinzustellen.

Habe ich gar keinen Computer laufen – zB wenn ich auf einem Seminar bin und nur per iPad Mails anschaue – kann ich auf die Unterkonten gar nicht aktuell zugreifen, denn die brauchen Outlook um abgerufen und in Exchange einsortiert zu werden.

die ihre Files letztlich über ein NAS im Keller sycnhron halten (mein Liebling: Synology 413 – eine 213er würde es für mich auch tun, da ich sowieso nur 2 Festplatten drinnen habe)

Lösung mit eM-Client

http://de.emclient.com/

…… noch zu schreiben ….

habe ich wegen Programm-Bugs aufgegeben

Lösung übers Synology-NAS

Prinzipiell möglich, da das NAS ein vollwertiger Linux-Server ist mit entsprechenden Apps. Mehrere Apps bieten Email-Service oder Email-Server-Funktion an, mir war diese Lösung bisher zu kompliziert um sie zu implementieren

Lösung mit mehreren IMAP-Servern und GMAIL

habe ich seit Mitte 2012 im Einsatz und funktioniert hervorragend

…… noch zu schreiben